Wat zijn de servicekosten kantoorruimte?

Servicekosten kantoorruimte huren Flexas.nl

Wanneer je een kantoor huurt, krijg je behalve met de huurprijs te maken met de servicekosten kantoorruimte. Maar waarvoor betaal je deze kosten nu precies? Er is in geval van kantoorruimte geen vaste wettelijke definitie van servicekosten. De inhoud van de servicekosten hangt daarom af van de betreffende huurovereenkomst. De servicekosten bestaan in basis uit leveringen en diensten die vaak door de verhuurder (in opdracht van de huurder) worden verzorgd. Deze kosten voor leveringen en diensten hebben in eerste instantie betrekking op gebouwgebonden kosten die de verhuurder maakt voor de huurder. Denk hierbij aan onderhoud aan de installatie, schoonmaakkosten van de algemene ruimten, beveiligingskosten en energiekosten. Kosten zoals een promotiebijdrage of verzekeringspremies vallen vaak niet onder de servicekosten. 

Over het totaal aan de servicekosten wordt een administratievergoeding betaalt. Vaak bedraagt deze 5% over het geheel. Bij het aangaan van een huurovereenkomst voor een kantoorruimte wordt er weinig tot geen aandacht besteed aan de inhoud van de servicekosten. Opmerkelijk want de servicekosten kantoorruimte bedragen ongeveer 30% van de gemiddelde huurprijs en vormen een belangrijk deel van de betalingsverplichting van de huurder. 

Wettelijke regelgeving servicekosten kantoorruimte Wettelijke regelgeving servicekosten kantoorruimte

In de huurovereenkomst worden de servicekosten apart benoemd. Echter is hier sprake van een niet-limitatieve-lijst. Het gevolg hiervan is dat de kostenopgave zich in de huurovereenkomst slechts beperkt tot een schatting van de kosten. Voor de huurder is het dus de gehele huurperiode onduidelijk welke kosten precies voor verrekening in aanmerking komen. Anders dan bij woonruimte zijn er bij de huur van kantoorruimte geen specifieke wettelijke regels over servicekosten. Er ontstaat over de servicekosten dus geregeld discussie tussen huurder en verhuurder, bijvoorbeeld over de hoogte van de servicekosten of de late eindafrekening. Gezien het ontbreken van een wettelijke regeling is het voor partijen van belang om goed vast te leggen welke posten onder de servicekosten vallen, om discussie te voorkomen over welke kosten doorbelast kunnen worden. 

Servicekosten opnemen huurovereenkomst kantoorruimte

Huurder en verhuurder komen meestal overeen dat huurder per maand of per kwartaal een voorschot op de servicekosten betaalt en dat, zoals beschreven in ROZ-modellen, aan het einde van een periode, meestal een jaar, een eindafrekening aan de huurder wordt toegezonden. De relevante algemene bepalingen van het ROZ-model zijn:

  • Artikel 16.3: “Indien partijen zijn overeengekomen dat door of vanwege verhuurder bijkomende leveringen en diensten worden verzorgd, stelt verhuurder de daarvoor door huurder verschuldigde vergoeding vast op basis van de kosten die met de leveringen en diensten en de daaraan verbonden administratieve werkzaamheden zijn gemoeid. (...).”
  • Artikel 16.4: “Verhuurder verstrekt huurder over elk jaar een rubrieksgewijs overzicht van de kosten van de leveringen en diensten, met vermelding van de wijze van berekening daarvan en van, voor zover van toepassing, het aandeel van huurder in die kosten.”
  • Artikel 16.5: “Na het einde van de huur wordt een overzicht verstrekt over de periode waarover dit nog niet was geschied. Verstrekking van dit laatste overzicht vindt plaats na verloop van maximaal 14 maanden gerekend vanaf het tijdstip
  • Artikel 16.6: “Wat blijkens het overzicht over de betreffende periode, rekening houdend met voorschotbetalingen, door huurder te weinig is betaald of door verhuurder te veel is ontvangen, wordt binnen een maand na verstrekking van het overzicht bijbetaald of terugbetaald.”

In de praktijk komt het geregeld voor dat huurders de eindafrekening te onduidelijk vinden, omdat uit de posten niet goed blijkt welke leveringen en diensten er precies worden doorbelast. Ook komt het vaak voor dat de eindafrekening veel hoger is dan de betaalde voorschotten. Voor verhuurders is het goed om regelmatig na te gaan of de afgesloten contracten omtrent de servicekosten nog wel passen bij het verbruik van de huurder. 

All-in kantoorruimte hurenservicepakket servicekosten kantoorruimte

Behalve de conventionele kantoorruimte met een vaste huurprijs en de daarbij behorende servicekosten komen er steeds meer aanbieders van kantoorruimte welke kantoorruimte verhuren op basis van een all-in concept. Dit houdt in dat je vooraf een vast bedrag afspreekt voor alle bijkomende diensten en leveringen en extra faciliteiten als onbepekt koffie, thee en fruit, gebruik van kantoormeubilair, internet, telefonie etc. Een kantoorruimte huren voor een vast bedrag per maand, inclusief alle faciliteiten van het kantoorgebouw en mogelijke services, zonder verrassingen achteraf. Ben jij op zoek naar een kantoorruimte op basis van een all-in concept of wil je hier meer over weten? Lees dan eens dit artikel

Voorkom onduidelijkheden servicekosten kantoorruimte

Onduidelijkheden met betrekking tot de servicekosten kunnen eenvoudig worden voorkomen. Tussen huurder en verhuurder moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de inhoud van de servicekosten. Dat betekent dat op organisatorisch, contractueel en financieel gebied duidelijkheid moet worden gecreëerd. Organisatorisch houdt in het belang om af te spreken op welke wijze de eindafrekening tot stand komt, binnen welke termijn deze aan huurder verstrekt moet zijn en langs welke weg deze wordt goedgekeurd. Contractueel is het belangrijk om te weten welke "leveringen en diensten", voor welke kwaliteit en met welke frequentie deze verkregen worden. Huurder kan nu een weloverwogen keuze maken over de inhoud en kwaliteit die voor het bedrijf van belang is.

Het geheel vertaalt zich uiteraard in kosten: de servicekosten. Huurder heeft nu goed inzicht in de te verwachtte kosten. Wordt nu ook in staat gesteld de huurlasten en bijkomende servicekosten voor de duur van de huurovereenkomst goed te voorspellen. Wanner beide partijen zich hieraan houden, resulteert dit in een soepele controle van de jaarlijkse eindafrekening van de servicekosten. Dit bespaart de huurder aanzienlijk wat geld en ergernis. 

Wil jij meer weten over de totale kosten voor het huren van een kantoorruimte? Lees dan eens dit artikel

Blogcategorie