Kantoorruimte verbouwen: wat mag wel en wat niet?

Je hebt een kantoorruimte gehuurd voor jouw bedrijf. Nu volgt de volgende stap. Het inrichten van je nieuwe kantoor naar eigen smaak en wens. Maar mag je wijzigingen aanbrengen in jouw kantoorruimte?

Wijzigingen aan het gehuurde

Wat betreft het kopen van een kantoor geldt dat je inpandige veranderingen mag aanbrengen, zonder dat je daarvoor een vergunning en/of toestemming nodig hebt. Voor het uitbreiden, (ver)bouwen of renoveren van het kantoor aan de buitenkant heb je meestal een omgevingsvergunning nodig en moet je voldoen aan de regels uit het Bouwbesluit. Je krijgt in dit geval te maken met regels die onder meer te maken hebben met veiligheid, gezondheid, de omgeving en de buren. Bijvoorbeeld met bestemmingsplannen, welstandseisen, bouwverordeningen en bouwvoorschriften. Alle gebouwen moeten aan deze regels voldoen, ook als er geen vergunning nodig is.

Verbouwen van een kantoorruimte die je huurt

Wanneer je een kantoorruimte huurt, heb je twee hoofdverplichtingen: betalen van de huurprijs en zorgvuldig gebruik van de ruimte. Als huurder mag je de gehuurde kantoorruimte niet bewust vernielen. En je mag evenmin de kantoorruimte zodanig gebruiken dat het daardoor sneller beschadigd raakt dan de normaal te verwachten slijtage bij een zorgvuldig gebruik. Bij het gebruik heb je als huurder dus de gangbare zorgvuldigheid in acht te nemen.

"Zonder toestemming van de verhuurder is wijziging niet mogelijk"

Je bent bij het huren van een kantoorruimte beperkter in jouw keuzes en heeft de verhuurder al veel keuzes voor jouw gemaakt. In de hoofdregel geldt dan ook: zonder toestemming van de verhuurder is wijziging niet mogelijk. De wet neemt als uitgangspunt dat de huurder het gehuurde gedurende de huurperiode niet mag wijzigen, tenzij er sprake is van veranderingen die bij het einde van de huur zonder noemenswaardige kosten kunnen worden ongedaan gemaakt en verwijderd. Het wegbreken van muurtjes, het aanbrengen van steenstrips aan de muur, het aanbrengen van schrootjes aan het plafond, het plaatsen van een keuken, een cv-installatie, etc. zijn allemaal zaken waarvoor de huurder toestemming van de verhuurder nodig heeft. De wettelijke regeling is vastgelegd in artikel 7:215 BW. De regeling is semi-dwingend recht, tenzij het de buitenzijde van het kantoor betreft. Voor de buitenzijde is de regeling regelend recht.

Artikel 7:215 BW is niet van semi-dwingend recht voor veranderingen en toevoegingen aan de buitenzijde van gehuurde kantoorruimte. Op grond van artikel 7:215 lid 6 BW kan de verhuurder de huurder immers verbieden deze wijzigingen aan te brengen. Dit betekent dus concreet dat de verhuurder bepaalde wijzigingen aan de buitenzijde van het gehuurde kan verbieden in het huurreglement, die voor de binnenzijde niet verboden kunnen worden. 

Wijzigingen aan monumentaal kantoorpand

Over het algemeen geldt dat je voor iedere wijziging aan jouw beschermde monument een omgevingsvergunning nodig hebt. Voor sloopwerk, het verplaatsen of verbouwen van uw monument zul je daar ongetwijfeld bij stilstaan. Maar ook voor bijvoorbeeld het schilderen van de gevel in een andere kleur of het vervangen van historisch glas in een raam heb je een vergunning nodig. Ben je van plan het interieur te veranderen? Voor aanpassingen aan interieuronderdelen met monumentale waarde, zoals stucplafonds of historische wandbekleding, is een vergunning nodig.

Reclame maken op het kantoorpand

Leent het kantoorpand waarin jij bent gevestigd zich uitstekend voor gevelreclame? Wil je reclame maken op het kantoorpand, bijvoorbeeld met een reclamebord of lichtbak? Of gebruik je één of meer grote, vrijstaande reclameobjecten? Dan heb je meestal een omgevingsvergunning nodig. Deze vraag je aan bij de gemeente. Is het gebouw een monument? Dan beoordeelt de monumentencommissie jouw aanvraag. In sommige gemeenten betaal je ook reclamebelasting of precariobelasting voor reclame die vanaf de openbare weg zichtbaar is.

Rookverbod op de werkplek

Er geldt een rookverbod op de werkplek en in openbare gebouwen en ruimtes, zoals ziekenhuizen, concertzalen en luchthavens. Op kantoor mag je alleen roken in aparte rookruimten. Een werkgever kan hiervoor een ruimte inrichten, maar dit is niet verplicht. Bedrijfsvoertuigen zijn ook werkplekken. Het rookverbod geldt dus ook in leaseauto's en vrachtwagens, ook als er niemand meerijdt. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) ziet toe op de naleving van de Tabakswet. De controleurs van de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) voeren inspecties uit. Dit doet de NVWA bij alle openbare ruimtes waar het rookverbod geldt. Controleurs van de NVWA komen onaangekondigd langs. De controleur mag elke ruimte inspecteren.