Waarborgsom: Wat is het en hoe regel ik het?

Bankgarantie of waarborgsom kantoorruimte

Je gaat een kantoor huren voor jouw bedrijf en de verhuurder vraagt een waarborgsom ter grootte van drie maanden huur. Maar wat is precies een waarborgsom? Wat is het verschil met een bankgarantie? En is er over de waarborgsom te onderhandelen met een verhuurder? En wat als de verhuurder failliet gaat? In deze blog gaan wij dieper in op het onderwerp waarborgsom en wat hierbij komt kijken.

Wat is het verschil tussen een waarborgsom en een bankgarantie?

Over het algemeen wordt in huurovereenkomst de verplichting opgenomen om zekerheid te stellen. Dit kan op verschillende manieren. De meest gebruikte vormen hiervoor zijn de waarborgsom en de bankgarantie. 

De meest voorkomende zekerheidsstelling is een waarborgsom. Bij een waarborgsom betaalt de huurder een bedrag aan de verhuurder. Dit bedrag staat zolang de huurder het kantoor huurt op de rekening van de verhuurder. De verhuurder reserveert dit bedrag voor het geval als de huurder bijvoorbeeld zijn huurbetalingsverplichting niet tijdig nakomt.

Bij een bankgarantie wordt de zekerheidsstelling door een derde afgegeven, in dit geval de bank. Een bankgarantie is een overeenkomst waarbij de bank onvoorwaardelijk garandeert om aan de begunstigde, in dit geval dus de verhuurder, een bedrag uit te betalen. Je stort als huurder een aantal maanden huur op een geblokkeerde bankrekening (de bankgarantie). De bankgarantie loopt gedurende de duur van de hele huurovereenkomst en zal na beëindiging van de huurovereenkomst in de meeste gevallen direct worden vrijgegeven. Je betaalt een vergoeding aan de bank voor deze bankgarantie. De vergoeding bestaat uit eenmalige behandelkosten, en een jaarlijkse, halfjaarlijkse of kwartaalprovisie. Deze kosten lopen door zolang de garantie nog niet is beëindigd.

Kortom, bij een waarborg staat het geld bij de verhuurder zelf en bij een bankgarantie bij de bank. Tijdens een onderhandeling met je potentiële nieuwe verhuurder kan je dit bespreken.

Voordelen van een waarborgsom en een bankgarantie

Voor verhuurder heeft een waarborgsom als duidelijk voordeel dat hij het geld al binnen heeft. Bij een geschil hoeft hij geen actie te ondernemen om beroep te kunnen doen op een bedrag. Om als verhuurder het bedrag van de bankgarantie te verkrijgen is er wel een handeling vereist. De verhuurder moet een verzoek tot uitbetaling doen bij de bank. Hierbij geldt wel dat de bank dit verzoek niet mag weigeren. Het is aan de huurder om in discussie te gaan over de vraag of de verhuurder wel gerechtigd was tot ontvangst van de betaling. Dit onder het motto “eerst betalen, dan praten”. 

Daarnaast geldt dat in een bankgarantie over het algemeen is opgenomen dat deze ook geldt ten behoeve van rechtsopvolgers van verhuurders. Bij verkoop van het gehuurde levert in dat verband dus over het algemeen weinig problemen op. Dit is anders bij een waarborgsom. Deze gaat niet automatisch over. Dit zal in de koopprijs moeten worden verdisconteerd.

Het grote voordeel van een waarborgsom ten opzichte van een bankgarantie is dat je als huurder geen kosten maakt bij de bank. De verhuurder is geen rente verschuldigd over de geblokkeerde waarborgsom.

Wat is een gebruikelijke hoogte van een bankgarantie of waarborgsom?

Het vragen van een waarborgsom mag van de wet, behalve als het bedrag onredelijk hoog is. Er bestaat geen regel hoe hoog een borg voor huur mag zijn. De rechter ziet een waarborgsom van maximaal 3 maanden kale huur nog als redelijk. De hoogte van een waarborgsom kan verschillen en hangt af van veel verschillende huurvoorwaarden. Bespreek de hoogte van de waarborgsom of bankgarantie met jouw potentiele verhuurder en leg het hoogte van het bedrag goed vast. 

Wanneer kan de verhuurder aanspraak maken op de waarborgsom of bankgarantie? 

De verhuurder kan in een aantal gevallen aanspraak maken op de bankgarantie of waarborgsom. Wanneer de verhuurder besluit om de bankgarantie te claimen bij de bank of de waarborgsom te gebruiken, is een van de onderstaande situaties voorgevallen:

  • Huurder heeft bij beëindiging van de huurovereenkomst een huurachterstand;
  • Huurder heeft bij beëindiging van de huurovereenkomst de kantoorruimte niet conform richtlijnen aan ons opgeleverd.  Hierdoor moeten werkzaamheden uitgevoerd worden die kosten met zich mee brengen. Deze kosten zijn voor rekening huurder;
  • Tijdens de huurovereenkomst loopt een incassoprocedure en je bent met het incassobureau en/of de debiteurenbeheerder overeengekomen dat in het kader van de achterstand de bankgarantie kan worden geclaimd of de waarborgsom kan worden gebruikt. Je dient te allen tijde het gebruikte bedrag aan te vullen tot de originele som van de bankgarantie of waarborgsom.

Hoe verwerk ik een waarborgsom in mijn boekhouding?

Een waarborgsom factuur kan je niet opvoeren als kosten. De waarborgsom zal je op een tussenrekening moeten plaatsen op je balans. Je ziet dat er geen BTW wordt belast door de verhuurder, omdat het geen geleverde dienst of product is en op borg geen BTW gerekend kan worden. Wil je meer weten over belastingen bij het huren van een kantoorruimte, lees dan onze blog over belastingen bij het huren van een kantoor.

Op de je balans maak je een grootboekrekening met bijvoorbeeld “borg”, dit is een tussenrekening op je balans. Indien je ooit vertrek uit je kantoor, dan zal de eigenaar het bedrag terugstorten en kan je het verrekenen op je balans.

Vragen over een waarborgsom of een kantoor dat je gaat huren? Bel één van onze kantoorruimte specialisten.

Blogcategorie