Satellietkantoren: wat zijn dat?

Voor elk bedrijf is de locatie een belangrijke beslissing die veel aandacht verdient. Er zijn verschillende onderdelen waar rekening mee moet worden gehouden bij de beslissing voor de juiste locatie, zoals zakelijke vooruitzichten, status, kosten, bereikbaarheid en comfort. Tevens is het locatie vraagstuk een continu proces waar bedrijven mee te maken hebben. Zowel bij groei als bij veranderingen binnen het bedrijf kan een andere behoefte ontstaan qua locatie van het bedrijf.

Of je nou een startup, scale-up of corporate bedrijf bent, het hoeft niet zo te zijn dat je je beperkt tot één enkel hoofdkantoor in een grote stad zoals Amsterdam, Parijs of Brussel. Werken op afstand zijn we ondertussen wel gewend. Dus ook als werknemers niet fysiek in hetzelfde gebouw zitten, kunnen zij alsnog goed samenwerken en de verwachte prestaties leveren. Satellietkantoren bieden hier uitkomst en kunnen zorgen voor meer flexibiliteit om te groeien en geldt ook als een soort flexibele schil van het gehuurde vastgoed (veelal) met kortere looptijden.

Wat is een satellietkantoor?

Een satellietkantoor kan je zien als een dependance of ook wel bijkantoor genoemd. Het is een onderdeel van een groter bedrijf dat fysiek gescheiden is van het hoofdkantoor en kan zelfs in andere steden of landen liggen. In veel gevallen zijn deze werkplekken wat bescheidener dan het hoofdkantoor van een organisatie. Tegenwoordig is het zo dat er zeer flexibel, hele mooie locaties kunnen worden gehuurd bij trendy operators & gebouweigenaren.

Voor welk type bedrijf is dit bedoeld?

Er zijn heel veel soorten organisaties die gebruik kunnen maken van satellietkantoren. In de meeste gevallen gaat het de volgende bedrijven:

Bedrijven met beperkte ruimte

Naarmate de organisatie groeit, groeit ook de behoefte aan meer ruimte. Als er binnen het huidige kantoor geen mogelijkheden zijn om uit te breiden, dan zou een satellietkantoor een optie zijn om te overwegen. Het voordeel hiervan is dat de organisatie door kan groeien zonder dat er een grootschalige verhuizing hoeft te gebeuren, terwijl je tegelijkertijd jouw bedrijf kunt laten groeien. Een extra voordeel is dat je een locatie kan zoeken waar jij ook gemakkelijker goed gekwalificeerd personeel kan aantrekken. Voor hen kan de korte reistijd een extra motivatie zijn om voor jullie bedrijf te kiezen. Zelfs al zou wel het hele bedrijf moeten verhuizen, dan nog kan een satellietkantoor nuttig zijn. Dit kan kantoor kan dan dienen als uitvalsbasis voor de cruciale processen die dan gewoon doorgang kunnen vinden. Tegenwoorden zijn er 'plug en play' kantoren die zelfs voor een zeer korte termijn kunnen worden gehuurd.

Bedrijven die op zoek zijn naar samenwerkingen

Het is niet altijd slim om zelf het wiel uit te vinden. Als je weet dat andere bedrijven daar al lang mee bezig zijn en beter in zijn. Innovatieve bedrijven zoeken tegenwoordig vaker de samenwerking om zo sneller met meer expertise te kunnen groeien en synergievoordelen te behalen. Voor dergelijke omstandigheden kunnen satellietkantoren helpen bij het opzetten van een klimaat dat verschillende bedrijven samenwerken in één werkruimte of gebouw, waardoor beide bedrijven de kans krijgen om zich door te ontwikkelen en elkaar te helpen bij de uitdagingen die voor ze liggen. Bekende samenwerkingsverbanden tussen bijvoorbeeld BMW en Louis Vuitton, Apple Pay en MasterCard, Target en Starbucks kunnen bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van hun samenwerking een aantal van hun medewerkers bij elkaar zetten in een satellietkantoor. 

Bedrijven die de kosten willen verlagen

Elk bedrijf probeert de kosten zo goed mogelijk onder controle te houden om de winst te maximaliseren of om meer te kunnen investeren om de groei te bevorderen. Een groot hoofdkantoor op een prominente locatie is kostentechnisch voor veel bedrijven minder interessant. Ook hier kan een satellietkantoor uitkomst bieden. Bijvoorbeeld een hoofdkantoor net buiten de stad waar bijvoorbeeld de administratie en al het minder 'sexy' maar essentieel werkt wordt verricht in combinatie met een satellietkantoor. In een relatief klein satellietkantoor op een locatie in de binnenstad kunnen dan klanten worden ontvangen en de grote opdrachten binnen worden gehaald. In de binnenstad zijn altijd veel faciliteiten aanwezig zoals restaurants en uitgaansgelegenheden om onderhandelingen meer kracht bij te zetten en elkaar beter te leren kennen.

Uitbreiding van het netwerk van je medewerkers

Een goed voorbeeld hiervan is Kendall Square in Cambridge Massachusetts. Dit is een internationaal erkend innovatiecentrum waarbij de kernwoorden innovatie, verbeeldingskracht en vindingrijkheid zijn. Door een satellietkantoor te openen in een gebouw waar meerdere van dit soort bedrijven gesitueerd zijn, vind er kruisbestuiving plaats waar alle bedrijven hun voordeel mee kunnen doen. Deze kruisbestuiving wordt nog eens extra gestimuleerd door ruimtes te maken waar elk gevestigd bedrijf in het gebouw kan en mag werken, werknemers van verschillende bedrijven zitten hier dus letterlijk naast elkaar en leren zo ook weer van elkaar. Ook ontstaan hierdoor weer samenwerkingsverbanden tussen bedrijven. Een bijkomend voordeel is dat ook het aanzien stijgt als jij met je bedrijf op die specifieke plek gevestigd bent, ook al is het eigenlijk een satellietkantoor.

Voordelen van een satellietkantoor

Nu we weten wat satellietkantoren precies zijn en waar ze voor dienen kunnen we de voordelen op een rij zetten:

  • Betere personeelswerving: veel organisaties beseffen dit niet, maar satellietkantoren kunnen dienen als een essentieel aspect voor personeelswerving. Een uitstekende talentpool werkt bij voorkeur op een toplocatie die is uitgerust met verschillende voorzieningen, zoals een lounge, een fitnessruimte, een bar en goed voedsel enz.. Door het opzetten van een satellietkantoor in een dergelijk gebied, kunt je een positieve indruk achterlaten die het beste talent aantrekt, waardoor de kwaliteit van de gemiddelde werknemer toeneemt.
  • Kosten: niet alle medewerkers van een bedrijf hoeven op dezelfde locatie te werken. Terwijl sommige werknemers in de buurt van jouw klantenbestand moeten werken, kunnen anderen werknemers die minder locatie gebonden zijn werken in kantoor wat minder kosten met zich meebrengt.
  • Beter imago: de locatie van jouw bedrijf kan een positieve uitstraling hebben op klanten, potentiële medewerkers en investeerders. Een armoedige plek zal een verkeerde indruk achterlaten.

Aspecten om in overweging te nemen

Natuurlijk zijn er bepaalde dingen die je in gedachten moet houden voordat je op het idee komt om een satellietkantoor voor jouw bedrijf te openen. Hier zijn een paar factoren waar je over na moet denken:

  • Zakelijke doelstellingen: Als een goede locatie van jouw bedrijf belangrijk is om de bedrijfsdoelstellingen te halen, dan is een satellietkantoor zeker het overwegen waard.
  • Locatie: jouw primaire motivatie achter een satellietkantoor kan zijn om jouw voetafdruk in een bepaald gebied of land achter te laten. Zelfs als de locatie niet zo belangrijk is, moet je verschillende opties onderzoeken, zoals verschillende buurten en hun kosten.
  • Toegankelijkheid: Hoe gemakkelijk jouw medewerkers het kantoor kunnen bereiken, speelt eveneens een hele belangrijke rol. Het heeft een directe invloed op hun productiviteit en algemene arbeidstevredenheid, die beide bijdragen aan het behoud van werknemers. Kijk goed naar welke transportmiddelen jouw werknemers voornamelijk gebruiken en of het kantoor daar wel bij past. Als de meeste werknemers bijvoorbeeld de voorkeur geven aan auto's, dan is het openbaar vervoer misschien niet zo belangrijk. Voor medewerkers die geen auto hebben, is dit van groot belang.
  • Flexibiliteit: Deze factor is sterk afhankelijk van de huidige groei van jouw bedrijf. Als jouw bedrijf snel groeit, moet je op zoek gaan naar flexibele huurovereenkomsten in plaats van overeenkomsten die je op de lange termijn beperken. Ook kan je op zoek gaan naar een satellietkantoor waar je makkelijk kan op- en afschalen, zodat je altijd snel kan beschikken over de kantoorruimte die je op dat moment nodig hebt.
  • Technologie: Wanneer je op meerdere locaties actief bent, is het belangrijk dat de internet infrastructuur betrouwbaar en snel is. Iedereen kan hierdoor snel en efficient werken. De verschillende teams moeten effectief op afstand met elkaar communiceren en een betrouwbare internetverbinding is daarvoor natuurlijk essentieel. Het satellietkantoor zal dus aan deze eisen moeten kunnen voldoen.

Conclusie

Een satellietkantoor is een uitstekend alternatief voor het ontwikkelen van organisaties en zelfs voor organisaties die eerder vroeg dan laat willen groeien. Net als bij elke bedrijfskeuze moet je de voor- en nadelen afwegen en wat zo'n verhuizing voor je bedrijfsvoering zou betekenen. In een post-COVID-wereld stimuleren satellietkantoren echter de sociale afstand en zijn ze misschien net wat de wereld nodig heeft om de activiteiten op kantoor te hervatten.