Onderhoud van een kantoor: wie is er verantwoordelijk? Huurder of verhuurder?

Tags

Wanneer je een kantoorruimte huurt, dan heb je als ondernemer bepaalde verplichtingen als het gaat om onderhoud. Dat geldt ook voor de verhuurder. Het kleine onderhoud ligt vaak bij de huurder. Grote onderhoudswerkzaamheden komen voor rekening van de verhuurder. 

Verplichtingen voor de huurder

Onder klein onderhoud wordt onder meer verstaan de schoonmaak van het kantoor en andere kleine herstelwerkzaamheden tenzij dit anders in de huurovereenkomst vermeld staat. Zoals bijvoorbeeld bij business centers en andere full service kantoorconcepten. Klein herstel komt vaak voor de rekening van de huurder. Ook hier gelden meestal uitzonderingen voor de eerder genoemde partijen. Een volledige opsomming van welke reparaties de huurder voor zijn rekening neemt, zijn te vinden in het Besluit Kleine Herstellingen

De verplichtingen van de verhuurder 

De verplichtingen van de verhuurder hangen onder andere samen met het huurgenot van de huurder. Wanneer er grote gebreken ontstaan, dan zal de verhuurder die moeten verhelpen. Denk hierbij aan een slechte onderhoudsstaat, het bestrijden van ongedierte, het verhelpen van constructiefouten of het regelen van bepaalde vergunningen. 

Onderhoud melden

Wanneer je als huurder constateert dat er een gebrek is in het kantoor, meld dit dan bij de verhuurder. Die krijgt zo de mogelijkheid om het gebrek te verhelpen. Is er sprake van spoed, dan kan de huurder zelf direct ingrijpen. Geeft de verhuurder niet thuis op een herstelverzoek, dan kan de huurder actie ondernemen en de kosten verhalen op de verhuurder. Dit kan in het uiterste geval ook door minder huur te gaan betalen, hoewel je als ondernemer dan wel moet zorgen dat dit juridisch goed is dichtgetimmerd. Als de huurder zelf overlast veroorzaakt waardoor er gebreken ontstaan of de gebreken minder ernstig blijken dan de huurder heeft beweerd, dan hoeft de verhuurder de kosten niet te betalen. 

Huurovereenkomst en staat pand

Zorg voor een huurovereenkomst waarin goed wordt vermeld hoe de onderhoudsplicht is verdeeld. Wat is klein onderhoud en komt dus voor rekening voor de huurder en wat is de verhuurder verplicht te doen? Verder kun je onnodige aansprakelijkheid voorkomen bij aanvang van de huurovereenkomst. Dit doe je door schriftelijk goed vast te leggen in welke staat het kantoor verkeert op het moment dat de overeenkomst wordt afgesloten. 

Bedrijfspand goed verzekerd

Een belangrijk onderdeel van goed onderhoud is een dekkende verzekering. De verhuurder moet in principe een opstalverzekering regelen. Hiermee zijn alle nagel- en aardvaste objecten verzekerd. Als ondernemer regel je zelf een inboedelverzekering, dus de verzekering voor alle losse objecten in het pand dat je huurt. Beide verzekeringen zijn niet verplicht, maar wel verstandig om af te sluiten. Wel wordt de opstalverzekering soms verplicht door een hypotheekverstrekker. 

Fiscale voordelen onderhoudskosten

Als huurder van een bedrijfspand zijn er bepaalde fiscale voordelen. Zo mag je bepaalde kosten om de bedrijfsruimte te gebruiken van de opbrengsten van de onderneming aftrekken. Dat bedrag geef je vervolgens op bij de Belastingdienst. Denk daarbij aan huur- en energiekosten, maar ook de onderhoudskosten om het kantoor schoon te houden. 

Op zoek naar de perfecte kantoorruimte? 

De perfecte kantoorruimte moet aan een aantal eisen voldoen en daarom is extra advies van een expert bijzonder handig. Onze kantoorruimte-specialisten helpen je graag. In de zoektocht naar een geschikt kantoor krijg je een persoonlijke specialist tot je beschikking die al jouw wensen in kaart brengt. Vervolgens wordt een selectie gemaakt van alle kantoren die passen bij de eisen die je stelt. Handig!