IFRS 16 (Lease accounting) Kantoorruimte huren als Servicecontract

IFRS 16 Lease overeenkomsten kantoorruimte

Wat is IFRS?

De afkorting IFRS staat voor International Financial Reporting Standards. Dit zijn boekhoudkundige standaarden die zijn ontwikkeld door de I.A.S.B. (International Accounting Standards Board). In de hele EU zijn deze standaarden (indien goedgekeurd door de Europese Commissie) verplicht voor alle beursgenoteerde bedrijven en worden in totaal in meer dan honderd landen toegestaan. Niet beursgenoteerde bedrijven hebben geen verplichting om de IFRS-standaarden te volgen, maar indien gewenst mogen ook zij deze regels toepassen. Bovendien leert de geschiedenis dat veel regels die eerst op de beursgenoteerde bedrijven worden toegepast in een later stadium ook gaan gelden voor niet beursgenoteerde bedrijven.  

Waarom is IFRS belangrijk?

Een boekhouding volgens IFRS-standaarden biedt een aantal voordelen, die hieronder nader worden besproken.

  • Transparantie - bedrijven zijn eenvoudig te vergelijken
  • Efficiëntie - één boekhouding i.p.v. verschillende per land
  • Verantwoording - geen information gap, dus eenvoudigere controle

1. Transparante boekhouding

Transparantie is tegenwoordig ontzettend belangrijk in het bedrijfsleven. Steeds meer bedrijven streven een transparant beleid na en dat geldt ook voor de boekhouding. Als dit gaat volgens IFRS-standaarden stelt dit kapitaalverstrekkers en andere partijen beter in staat een vergelijking te maken tussen bedrijven. Een groot voordeel hierbij is de mogelijkheid om bijvoorbeeld concurrenten in een ander land of continent te kunnen vergelijken. Op basis van de informatie verkregen uit deze vergelijkingen kunnen economische beslissingen eenvoudiger worden genomen. Zo kunnen investeerders in één oogopslag zien hoe vergelijkbare bedrijven zich verhouden tot elkaar en op basis daarvan een beslissing nemen. Daarnaast stelt dit bedrijven in staat zich onderling te vergelijken, waardoor zij tot nieuwe inzichten kunnen komen over onder andere marktpotentie. 

Neem bijvoorbeeld de vergelijking van balansgegevens en de resultatenrekening. Hier kunnen ontzettend grote discrepanties ontstaan als iedereen er een andere boekhoudingsmethode toepast. 

Voorbeeld:

Autoverhuurbedrijf A heeft 100 auto’s in eigen bezit en autoverhuurbedrijf B heeft er 50 in bezit en 50 gehuurd. Wij gaan er in dit voorbeeld vanuit dat de omzet van beide bedrijven gelijk is, echter als wij naar de balans kijken voor 1 januari 2019 (ingangsdatum nieuwe IFRS-regels) waren deze geheel verschillend. Na 1 januari 2019 is de balans gelijk. 

2. Efficiënte boekhouding

Internationale bedrijven hebben te maken met verschillende boekhoudkundige regels per land. Dit kan onnodig complex en duur zijn. Dit kan worden voorkomen door gebruik te maken van de IFRS-standaarden. Omdat een boekhouding volgens IFRS zo breed geaccepteerd is, stelt het accountants in staat dezelfde boekhouding te gebruiken in ieder land. Zo hoeft er niet per land een team te zijn die specifieke kennis bezit over boekhouden in dat land. Hierdoor worden bovendien de kosten voor boekhouding gereduceerd.  

Het belang om te kunnen vergelijken wordt hier nogmaals duidelijk. Internationale bedrijven kunnen namelijk door één boekhouding aan te houden veel eenvoudiger hun prestaties in diverse landen met elkaar vergelijken. Dat kan bijzonder waardevol zijn bij het nemen van belangrijke beslissingen en learnings overbrengen van land op land. Tevens stelt het bedrijven in staat makkelijker kansen en risico’s in de hele wereld te identificeren en zo kapitaalinjecties beter toe te wijzen.

3. Verantwoording afleggen

Tot slot verkleint IFRS de information gap die ontstaat door het toepassen en vergelijken van boekhoudingen die werken volgens andere regelgeving en standaarden. Het is namelijk praktisch onmogelijk kennis te hebben van alle manieren van boekhoudingen die wereldwijd worden gehanteerd.  Door IFRS-standaarden aan te houden in de boekhouding is voor iedereen duidelijk hoe de financiële rapportage in elkaar zit en ontstaan er geen misverstanden.  

Dit stelt investeerders, eigenaren en andere stakeholder instaat het management goed te beoordelen en aan te spreken wanneer de data niet klopt of prestaties onvoldoende zijn.  Ook hier speelt transparantie een rol. Bedrijven zelf moeten ook verantwoording afleggen aan regelgevers in ieder land. Bij een boekhouding volgens IFRS-standaarden is het voor regelgevers eenvoudiger discrepanties, fouten en afwijkende cijfers te identificeren. 

Gevolgen voor huurders van Kantoorruimte

Als specialist in kantoren ligt onze focus natuurlijk altijd op de impact en gevolgen die bepaalde zaken, zoals deze IFRS-standaard, heeft op huurders en verhuurders van kantoorruimte. Daarom zal dit hieronder nader worden uiteengezet. 

Alle huurverplichtingen die voorheen geheel buiten de balans vielen, moeten sinds 1 januari 2019 op de balans verschijnen voor alle bedrijven die werken volgens IFRS-standaarden. Aangezien huisvesting veelal een grote kostenpost is, heeft dit een aanzienlijke impact op de balans. Ook voor de verlies en winstrekening zijn er gevolgen: huurkosten komen hier niet meer op, rente en afschrijvingskosten moeten wel worden vermeld. Voor de bedrijven die zich dus houden aan de IFRS-regels komen alle leasecontracten (zo ook huurcontracten van kantoorruimte en geleasede vervoersmiddelen) op de balans te staan. De solvabiliteit van bedrijven neemt hierdoor af en de cashflow neemt toe omdat alleen het deel van de leasebetalingen dat de rente op de gehuurde passiva weergeeft wordt gepresenteerd als financieringsactiviteiten. 

Het belangrijkste gevolg van de verplaatsing van huurovereenkomsten op de balans is een toename van langlopende verplichtingen en de daarmee gepaard gaande afname in solvabiliteit. Hierdoor is het moeilijker een lening, financiering of andere kapitaalinjectie te realiseren. Een vervelende bijkomstigheid die bedrijven kunnen voorkomen. Daarover later meer. 

Bron: Masterthesis P.H.W. Bressers 2017 - EY (2016c)

Uitzondering IFRS 16 voor kantoorruimtes

Onder deze nieuwe regelgeving worden twee uitzonderingen toegestaan: 

  • Leasecontracten met een looptijd korter dan 12 maanden, zonder koopoptie.
  • Leasecontracten met een onderliggende activa met een lage nieuwwaarde.

Als een bedrijf dus een korte periode een kantoor huurt, hoeven zij dit niet op de balans te zetten. Waardoor de solvabiliteit niet of in ieder geval minder afneemt. Andere zaken, zoals leaseauto’s dienen immers wel te worden opgenomen te worden onder IFRS-16. 

Bedrijven kiezen voor flexibele leasecontracten

Wij zien in onze cijfers dat steeds meer bedrijven kiezen voor een flexibel huurcontract. In veel gevallen zal het voor bedrijven handig zijn om met flexibele huurcontracten te werken in plaats van de voorheen gangbare langlopende overeenkomsten. Zo is de impact op de balans minimaal.  

Organisaties met veel vastgoed/kantoren kiezen er daarom tegenwoordig voor een combinatie van langlopende huurovereenkomsten/gebouwen in eigendom en flexibele kantoren. Deze laatstgenoemde kantoren vormen de flexibele schil van de organisatie en biedt hen de mogelijkheid snel op te schalen of in te krimpen aantal beschikbare vierkante meter kantoorruimte. Deze flexibele schil is tevens een mogelijkheid om de impact van IFRS op de balans te verminderen. Dit kan via service level agreements voor kantoren.  

Sinds de invoering van IFRS-16 zien wij daarom ook een stijging in het aantal afgesloten service level agreements voor kantoren.  

Kantoorruimte huren als servicecontract

Om te zorgen dat de huur van jouw kantoorruimte niet op de balans verschijnt zijn er dus twee mogelijkheden. Bedrijven kunnen kiezen voor een kortlopend contract of de kantoren huren via een service level agreement. Dit is een serviceovereenkomst die je als bedrijf aan kunt gaan met een serviceprovider die kantoren verhuurt. Aangezien servicecontracten niet vallen onder de nieuwste IFRS-regelgeving, hoeven dergelijke contracten niet te worden vermeld op de balans. 

Wat is een service level agreement voor kantoorruimte?

Een service level agreement of SLA voor kantoren is veel meer dan alleen het flexibel huren van een kantoor. Het is de huur van het kantoor en alles wat hierbij komt kijken als een service. Denk hierbij onder andere aan: 

  • Verbouwingen
  • Huur van kantoormeubilair
  • Koffiemachine
  • Faciliteiten
    • Vergaderruimtes
    • Huur apparatuur
    • Lunchfaciliteiten
    • etc.
  • Services
    • Telefoonservice
    • Receptie
    • Overige services

Dergelijke service level agreement kantoren worden voornamelijk aangeboden in business centers. Het nadeel van kortlopende contracten en kantoorruimte als een service is dat hier veelal een hogere huurprijs voor wordt gerekend, omdat de verhuurder hierdoor een verhoogd risico heeft. Ook de huurder kan wellicht ongewild moeten verhuizen mocht het contract niet worden verlengd. 

Op de afbeelding hieronder zie je in kaart gebracht hoe een dergelijke situatie eruit kan zien. De ‘third party’ is in dit geval een business center. 

Service level agreement voor je huidige kantoorruimte?

Natuurlijk kan Flexas je in contact brengen met diverse flexibele kantoorruimte aanbieders, waarbij je op basis van een Service Level agreement kantoorruimte huurt, maar misschien wil of kan jouw bedrijf nog niet verhuizen. Dan bestaat er ook een alternatieve methode om het huidige kantoor om te zetten naar een service level agreement welke volgens de IFRS-standaarden te gebruiken is en dus niet op de balans geplaatst hoeft te worden.  

Het is namelijk mogelijk om de huidige overeenkomst om te zetten, dit betekent dat een derde partij de langlopende verplichtingen met de gebouw eigenaar en andere aanbieders overneemt om vervolgens dit in een Service Level agreement kortlopend met een flexibele overeenkomsten door te verhuren. Uiteraard zit hier een opslag in voor de huurprijs, maar het voordeel is dat dit dan niet op de balans opgenomen hoeft te worden. 

Het is hierbij echter wel van belang te weten dat het niet voldoende is om alleen het kantoor te huren via een service level agreement. Het gaat hier namelijk om het kantoor als een service en dus dienen de eerdergenoemde zaken zoals verbouwingen van het kantoor, de huur van meubilair en gebruik van faciliteiten en overige services ook afgenomen te worden. Het gaat om een totaalpakket. 

Naast de mogelijkheden die business centers bieden of het overzetten van de huidige huurovereenkomst naar een service level agreement voor kantoorruimte, is er nog een optie. Je kunt ook een nieuw kantoor huren en deze via een service level agreement afnemen. Dat is in lijn met de nieuwe IFRS regelgeving interessant en biedt bovendien een aantal andere voordelen. 

Met name op het gebied van investeringen, of vooral het uitblijven hiervan. 

Lage capex hogere opex

Als je kiest voor kantoor met service level agreement zijn er geen investeringskosten om het kantoor te betrekken. Een derde partij doet dit, want dat valt onder de SLA. Investeringen voor meubilair, IT infrastructuur, verbouwingen en andere opstartkosten vallen hierdoor weg. 

Een bijkomend voordeel is dat voor alles wat met de huur van je kantoor te maken heeft via één partij loopt. Hierdoor krijg je maandelijks maar één factuur en heb je één aanspreekpunt voor alle huisvestingsvraagstukken. De veelal kortere looptijden zorgen bovendien voor meer flexibiliteit.