Hoeveel m2 vergaderruimte heb ik nodig voor mijn bedrijf?

Vergaderruimte in Amsterdam

Een vraag waar veel ondernemers mee worstelen is hoeveel vierkante meter vergaderruimte ze nodig hebben voor hun bedrijf.

In een ideale wereld zou er altijd een vergaderruimte beschikbaar zijn op het moment dat een paar van je medewerkers iets met elkaar (of met externen) willen bespreken. In de praktijk is dit echter anders.

Veel managers plannen het teamoverleg het liefst op maandagochtend. Zodat, het team de actiepunten om kunnen zetten in resultaat op de overige dagen van de week. Maar ja, als elk team tegelijkertijd wil vergaderen, heb je heel veel vergaderruimte nodig. En de kans is groot dat deze vergaderruimtes de rest van de week leeg staan. Zonde, want elke vierkante meter vergaderruimte kost je geld. Bepalen hoeveel vergaderruimte je nodig hebt voor jouw bedrijf is dus een zoektocht naar de juiste balans. In dit blog helpen we je daarmee. 

Wat zegt de wetgever?

De NEN1824, een uitwerking van de Arbowet, bepaalt hoeveel vierkante meter nodig is om veilig te kunnen werken. Deze norm geldt niet alleen voor werkplekken, ook aan de hoeveelheid vergaderruimte die je voor je bedrijf nodig hebt stelt de NEN1824 een norm. Deze is heel eenvoudig: een vergaderruimte moet tenminste 2 vierkante meter per deelnemer zijn. Voeren je medewerkers veel 1-op-1 gesprekken? Dan heb je vergaderruimtes nodig van 4 m2 (of meer) nodig.

Geef je cursussen aan groepen van 10 cursisten? Dan heb je minstens 22 m2 nodig hebt (10 cursisten + 1 cursusleider). Wil je de vrijmibo met alle 50 medewerkers vieren in een vergaderruimte? Dan heb je een vergaderruimte van 100 m2 nodig.

Let wel op: dit zijn wettelijke minima. In veel gevallen (zoals bij cursussen) zul je meer vierkante meters willen hebben.

Vergaderruimte aan de Kastanjelaan 400 in Eindhoven

Vergaderruimte aan de Kastanjelaan 400 in Eindhoven

Verschillen per sector

De NEN1824 is duidelijk. Maar daarmee heb je nog geen antwoord op de vraag: “Hoeveel vergaderruimte heb je nodig voor je bedrijf?”. Ten eerste, moet je erachter komen hoeveel mensen er eigenlijk vergaderen. En hoe vaak vergaderen ze? Dat zal afhangen van verschillende factoren.

De hoeveelheid vergaderruimte die je nodig hebt verschilt per sector. In sommige sectoren is immers meer overleg nodig dan in andere.

Neem bijvoorbeeld een projectorganisatie, zoals een adviesbureau of marketingbureau. Zij werken vaak met multidisciplinaire teams. Afhankelijk van de opdracht, komen professionals uit verschillende disciplines samen om een mooi resultaat neer te zetten. Dit vereist veel afstemming en overleg. Een dergelijke organisatie heeft daarom veel verschillende vergaderruimtes nodig.

In andere sectoren is minder overleg nodig, zoals bij een assurantiekantoor. Daar werken de verzekeringsagenten vaak voor een vaste klantenportefeuille die standaardproducten afneemt. Daardoor kan een verzekeringsagent zelfstandig werken en is één vergaderruimte voor gezamenlijke overleggen genoeg.

Omvang van je bedrijf en type bedrijf

Een bedrijf met een vergadercultuur heeft meer vergaderruimtes nodig. Dat is logisch. Een beginnend bedrijf is vaak nog zoekende naar de juiste manier van werken. Dat betekent dat er meer vergaderruimte nodig is in vergelijking met grote bedrijven die volgens vaste procedures werken. 

Productiebedrijf, kantoortuin, cubicles of traditioneel kantoor?

Ook binnen één sector kunnen grote verschillen optreden in de benodigde hoeveelheid vergaderruimte. De wijze waarop je bedrijf is ingericht speelt hierbij een belangrijke rol.

Heb je een ouderwets kantoorgebouw, met kleinere kamers, dan heb je voor de kleine meetings geen speciale vergaderruimte nodig. Je kunt de werknemers, die vaak met elkaar overleggen, samen in één kamer te zetten. Op deze manier is het (kleine) kantoor ook gelijk een vergaderruimte. Je zult dan alleen voor de grotere gezelschappen een vergaderruimte nodig hebben.

Veel bedrijven kiezen echter voor een open kantoorruimte (kantoortuin), omdat dit goedkoper zou zijn. Het nadeel van een kantoortuin is wel dat het lastiger wordt om even in een kleine groep te overleggen. Collega’s kunnen afgeleid raken en sommige vergaderingen zijn vertrouwelijk. Het houden van een goede vergadering in een kantoorruimte is net zo lastig als in een productieloods. Je hebt dan behalve de grotere vergaderruimtes ook een aantal vergaderruimtes voor kleinere groepen nodig.

Flexplekken Marten Meesweg 8-10 in Rotterdam

Open kantoorruimte aan de Marten Meesweg 8-10 in Rotterdam

Vergader je ook met externen?

Veel bedrijven ontvangen externe bezoekers, zoals leveranciers en klanten. Normaal gesproken ontvang je deze aan de “voorkant” van je bedrijf. Zo voorkom je afleiding op de werkvloer en zorg je dat onbevoegden niet zomaar overal toegang krijgen.

Komen er vaak externen op bezoek? Reserveer dan een paar vergaderruimtes voor je klanten. Daarnaast, zorg er ook voor dat er een aantal vergaderruimtes voor intern overleg beschikbaar blijven. En verwacht je dat je bedrijf gaat groeien? Hou daar dan rekening mee en zorg voor extra vergaderruimtes.

Kleine vergaderruimtes Sint Jorissteeg 2 in AmsterdamKleine vergaderruimtes aan de Sint Jorissteeg 2 in Amsterdam

Hoeveel vergaderruimte heb ik nu nodig voor mijn bedrijf?

Begin met een inventarisatie van het aantal vergaderingen. Vraag anderen om hulp. Je leidinggevenden kunnen je aan de hand van hun agenda precies laten zien hoe vaak er teammeetings plaatsvinden. Je accountmanagers kunnen je vertellen hoe vaak ze klanten ontvangen.

Vraag door. Op deze manier krijg je niet alleen het antwoord over hoe vaak men nú vergadert, maar ook of er periodes zijn waarin vaker wordt vergaderd. ’s Zomers wordt er immers minder vergaderd, terwijl in februari-maart bij veel bedrijven de accountants hun controle komen uitvoeren.

Vervolgens, probeer je de vergaderingen zoveel mogelijk te spreiden door de tijd. Zo worden de vergaderruimtes maximaal benut. Begin met de grote groepen en vervolgens de kleinere gezelschappen.

Daarnaast, kun je hier meer lezen over hoeveel vierkante meter kantoorruimte je nodig hebt per werkplek voor jouw bedrijf. Je kunt het gemakkelijk zelf berekenen met onze kantoorruimte calculator.

Kom je er niet uit?

Zelfs met de bovenstaande uitleg blijft het lastig om te bepalen hoeveel vergaderruimte je nodig hebt voor je bedrijf. Kom je er niet uit? Maak dan gebruik van de schat aan ervaring met kantoor- en vergaderruimtes van Flexas.com. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende inventarisatie.