Flexas.nl tips voor een succesvolle bedrijfsverhuizing

Man op kantoor pakt dozen uit na bedrijfsverhuizing

Hoe zorg je voor een succesvolle bedrijfsverhuizing?

Er zijn meerdere partijen die belangen, bezwaren en ideeën kunnen hebben bij een bedrijfsverhuizing. Het is daarom verstandig om deze op tijd te informeren. Denk hierbij aan: het management, OR, CWI, vakbonden en natuurlijk de werknemers. 

In het verhuisplan worden alle afspraken, voorzieningen en coördinatoren vastgelegd. Een globale indeling die kan worden aangehouden:

  • Projectteam samenstellen en verantwoordelijkheden vastleggen;
  • vervoer en opslag;
  • communicatie;
  • indeling en inrichting van het nieuwe kantoor;
  • tijdens de verhuizing;
  • na de verhuizing.

ProjectteamProjectmanagement mindmap voor een bedrijfsverhuizing

Het projectteam kan het beste worden samengesteld uit projectmanagers van verschillende afdelingen, zodat de belangrijkste afdelingen zijn vertegenwoordigd. Denk hierbij aan facility management, finance, marketing, human rescourses en de technische dienst.

De werkzaamheden van het projectteam bestaan uit o.a. uit de volgende zaken:

  • informatie inwinnen;
  • opvragen en vergelijken van offertes;
  • energiebehoefte inventariseren;
  • inschakelen vastgoedspecialisten;
  • huurovereenkomst (laten) controleren;
  • onderhandelingen voeren inzake voorwaarden en contracten;
  • communiceren inz. de verhuizing;
  • bestemmingsplan opvragen van de ‘short list’;
  • directie informeren over de voortgang.

Het projectteam zal worden aangestuurd door de directie of eventueel door een stuurgroep die de kaders van de verhuizing vastleggen. Aan de hand van onderstaande kaders, die gesteld zijn door de directie/stuurgroep, kan het projectteam aan de slag:

  • inventarisatie huidige kantoorruimte, personeel en apparatuur;
  • wat voor type kantoorruimte past bij het bedrijf
  • opgave per afdeling van de benodigde ruimte komende jaren;
  • bedrijven hebben gemiddeld 15 tot 20 m2 per persoon nodig (bedrijfstak afhankelijk);
  • document met de minimale eisen en ‘nice to have’ van het nieuwe kantoor opstellen;
  • vestigingsgebieden aangeven;
  • eventueel een long list van locaties;
  • speciale voorzieningen zoals bijv. beveiliging, opslag of ligging;
  • verhuisbudget;
  • verhuisdatum vaststellen.

Vervoer en opslag

een vrachtwagen die gebruikt kan worden voor een bedrijfsverhuizing

Het verhuisbedrijf moet duidelijk worden geïnformeerd over wat en wanneer verhuist moet worden. Wij raden aan om een draaiboek te maken in samenwerking met het verhuisbedrijf. In dit draaiboek moet duidelijk worden wie waarvoor verantwoordelijk is bij de feitelijke verhuizing. Hierbij kun je denken aan:

wie pakt alles in en uit;
wie demonteert en bouwt de inrichting weer op;
tijdsplanning opstellen;
plan tussentijdse meetings over de voortgang.

Communicatie

mensen praten over een bedrijfsverhuizing

Communicatie is een breed onderwerp.  Het betreft niet alle de onderlinge communicatie binnen het bedrijf, maar ook de communicatiemiddelen van het bedrijf zelf. We beginnen bij het personeel. Een verhuizing kan grote impact hebben op de reistijd van het personeel, waardoor lang niet iedereen hier blij mee is. Het voeren van individuele gesprekken om te inventariseren wat de bezwaren zijn en wie er wel en niet mee gaan kunnen dan worden ingeschat. Tevens zal er een regeling moeten zijn voor de medewerkers die niet mee zullen verhuizen. Mocht een groot aantal medewerkers niet meeverhuizen, dan zal nieuw personeel moeten worden aangetrokken. Als bekend is wie er allemaal meegaan, is het belangrijk te zorgen voor periodieke updates over al het reilen en zeilen wat betreft de verhuizing. Dit kan bijvoorbeeld via een nieuwsbrief. Zorg ook dat de medewerkers een contactpersoon hebben waar zij met al hun ideeën, vragen en opmerkingen terecht kunnen.

Nagenoeg alle bedrijven zijn tegenwoordig afhankelijk van internet en telefonie. Het is dan ook zeer belangrijk dat wijzigingen aan de providers op tijd worden doorgegeven en duidelijke tijdslijnen met hen te bespreken wat wanneer moet worden opgeleverd. Alleen zo heeft de verhuizing het minste effect op de onderneming.

Er zal ook moeten worden gecommuniceerd met alle interne en externe relaties van het bedrijf over de aanstaande verhuizing, zoals bijvoorbeeld:

  • adreswijzigingen en datum verhuizing doorgeven;
  • briefpapier aanpassen en laten drukken;
  • nieuwe enveloppen;
  • advertenties aanpassen;
  • verpakkingen aanpassen;
  • website contact pagina aanpassen;
  • Google Maps wijzigen
  • nieuwe ondertekening e-mail (n.a.w. gegevens)
  • belastingdienst;
  • verzekeringen moeten opnieuw worden bekeken;
  • informeren van de bank.

Indeling en inrichting van het nieuwe kantooren nieuw gebouw na de bedrijfsverhuizing

Voordat de daadwerkelijke verhuizing plaatsvindt, zal het nieuwe kantoor helemaal klaar moeten zijn voor gebruik. Eventuele verbouwingen zullen dan ook in een vroeg stadium moeten worden onderkent en ruim van tevoren zijn afgerond. De elektra werkt en is grondig getest door eigen en/of extern personeel. Ook de telefoonlijnen en (draadloos) internet werken zoals het zou moeten. De gehele ICT voorziening moet klaar zijn voor gebruik en uitvoerig worden getest voor een soepele overgang.

De indeling waar alle inventaris moet komen is bekend en staat voor iedereen duidelijk op papier. Deze indeling is bekend bij zowel verhuizers, coördinatoren, leidinggevenden en personeel. Twijfel je nog over de kosten van verhuizers? Een voordelige alternatieve optie voor de verhuizing van je organisatie  is het inhuren van een studenten verhuisbedrijf.

Tijdens de verhuizingeen doos voor een bedrijfsverhuizing

Zorg dat er coördinatoren op zowel het oude als nieuwe kantoor aanwezig zijn, zij dienen als vraagbaak voor alle partijen en kunnen zorgen dat de hele verhuizing verloopt zoals gepland.

Alle ruimten zullen duidelijk gecodeerd moeten zijn. Alle verhuisdozen en andere inventaris zullen stickers moeten hebben met de juiste codering/bestemming.

Na de verhuizing

Direct na de verhuizing is het raadzaam om het hele gebouw/verdieping schoon te laten maken. Iedereen kan de volgende dag dan starten in een nieuw en fris kantoor. Bewegwijzering en bordjes op de deuren kunnen worden geplaatst.

Controleer samen met de verhuizer of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd. De eigen technische dienst de eerste week vrijhouden is erg handig om naderhand wijzigingen door te voeren en te begeleiden. Ook kunnen zij posters, borden, schilderijen en andere kustwerken plaatsen of ophangen.

Hoewel iedere verhuizing naar nieuw kantoor natuurlijk maatwerk is, is de bovenstaande blauwdruk een goed uitgangs-punt om de verhuizing te plannen.

Blogcategorie